er komt een nieuwe bestuurder bij ons bedrijf, moet de bank dat weten

Bestuurswijziging staat al bij de Kamer van Koophandel, niet automatisch bij de bank

Een nieuwe bestuurder moet je melden bij de Kamer van Koophandel, maar dat is een andere melding dan die bij de bank. De inschrijving in het Handelsregister wordt automatisch bijgewerkt zodra de KvK-melding is verwerkt, maar de bank ziet dat niet automatisch. Banken zijn wettelijk verplicht om te weten wie er bij een zakelijke klant aan het bestuur zit en wie er mag tekenen — dat heet cliëntenonderzoek. Bij een bestuurswisseling vraagt de bank meestal zelf om een actueel uittreksel en om te bevestigen wie voortaan tekeningsbevoegd is.

In de praktijk loopt dit via de vragenlijsten die banken periodiek versturen, of via een los verzoek na een KvK-wijziging. Vaak wordt dan gevraagd wie de statutaire naam van de onderneming mag vertegenwoordigen, en soms ook onder welk nummer de onderneming geregistreerd staat — te vinden via het registratienummer waaronder de onderneming staat ingeschreven. Als je dit al eens hebt ingevuld voor een andere bank of afnemer, is het meestal een kwestie van het bewijsstuk opnieuw uploaden: een KvK-uittreksel van na de wijziging volstaat doorgaans als onderbouwing.

Waarom de bank dit precies wil weten

Dit volgt uit de identificatie- en verificatieplicht die banken hebben ten aanzien van hun zakelijke klanten, gebaseerd op de gegevens die volgens de Handelsregisterwet 2007 van elke onderneming zijn vastgelegd — waaronder bestuurders en tekeningsbevoegdheid. De bank toetst niet zelf de KvK-inschrijving, maar vraagt de klant om het bewijs aan te leveren zodra er een wijziging is. Zonder dat bewijsstuk kan de bank de vragenlijst niet als "ja" afvinken; met een geldig uittreksel is het meestal een kwestie van uploaden en bevestigen.