do naszej firmy dochodzi nowy zarządca czy bank o tym musi wiedzieć

Zmiana zarządu jest już zarejestrowana w Izbie Handlowo-Przemysłowej, ale nie automatycznie w banku

Nowego członka zarządu musisz zgłosić do Izby Handlowo-Przemysłowej, ale to jest inne zgłoszenie niż to dla banku. Wpis w Rejestrze Handlowym zostanie automatycznie zaktualizowany, gdy tylko zgłoszenie do IHP będzie przetworzane, ale bank nie zobaczy tego automatycznie. Banki są ustawowo obowiązane znać, kto siedzi w zarządzie klienta prowadzącego działalność gospodarczą i kto jest uprawniony do podpisywania — nazywa się to badaniem klienta. Przy zmianie zarządu bank zwykle sam prosi o aktualny wyciąg i potwierdzenie, kto odtąd będzie uprawniony do podpisywania.

W praktyce odbywa się to za pośrednictwem list kontrolnych wysyłanych przez banki okresowo lub poprzez osobne żądanie po zmianie zarejestrowanej w IHP. Często pyta się wówczas, kto statutowej nazwy przedsiębiorstwa może reprezentować, a czasem również, pod jakim numerem przedsiębiorstwo jest zarejestrowane — można to znaleźć na numer rejestracyjny, pod którym przedsiębiorstwo jest zarejestrowane. Jeśli już raz wypełniłeś to dla innego banku lub odbiorcy, zwykle wystarczy ponownie przesłać dokument: aktualny wyciąg z IHP po zmianie zwykle wystarczy jako uzasadnienie.

Dlaczego bank chce to dokładnie wiedzieć

Wynika to z obowiązku identyfikacji i weryfikacji, który banki mają wobec swoich klientów prowadzących działalność gospodarczą, na podstawie danych zarejestrowanych zgodnie z Ustawą o Rejestrze Handlowym z 2007 r. — w tym członków zarządu i uprawnień do podpisywania. Bank nie sam sprawdza wpis w IHP, ale prosi klienta o dostarczenie dowodu, gdy tylko nastąpi zmiana. Bez tego dowodu bank nie może zaznać listy kontrolnej jako "tak"; przy ważnym wyciągu zwykle wystarczy przesłanie i potwierdzenie.