muss ich ein Organigram beim Eröffnen eines Kontos einreichen

Ein Organigramm ist nirgends ein Pflichtdokument

Meist ja, in der Praxis reicht die Bank es trotzdem ein — aber nicht, weil ein Gesetz das verlangt. Beim Eröffnen eines Geschäftskontos führt die Bank eine Kundenprüfung durch: Sie möchte wissen, wer das Unternehmen leitet, wer Eigentümer ist und wer die UBOs sind (ultimate beneficial owners, die natürlichen Personen hinter dem Unternehmen). Ein Organigramm ist dafür das praktischste Schaubild, aber kein gesetzlich erforderliches Dokument. Was hingegen feststeht, sind die Daten aus dem Handelsregister: Geschäftsführer, Gesellschafterstruktur bei bestimmten Rechtsformen, Betriebsstätten. Diese Daten decken einen großen Teil dessen ab, was die Bank mit einem Organigramm sehen möchte.

Hast du kein separates Organigramm, kannst du oft mit einem Auszug aus dem Handelsregister plus einer kurzen schriftlichen Erläuterung der Struktur auskommen — besonders bei einer einfachen GmbH ohne Zwischenholdings. Bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten, ausländischen Betriebsstätten oder einer Holdingstruktur möchte die Bank oft trotzdem ein Schema sehen, weil der Auszug dann nicht auf einen Blick deutlich macht, wer wem gehört. Das passt zu Fragen, die in solchen Onboarding-Verfahren häufiger gestellt werden, wie in welchen Ländern das Unternehmen Betriebsstätten hat und unter welcher Registrierungsnummer das Unternehmen eingetragen ist — beide sind Bausteine für genau das Bild, das ein Organigramm in einer Grafik zusammenfasst.

Woher die zugrundeliegenden Daten stammen

Grundlage ist das Handelsregistergesetz 2007: es regelt, welche Daten eines Unternehmens erfasst sind, einschließlich Geschäftsführer und für bestimmte Rechtsformen die Gesellschafterstruktur. Ein Organigramm selbst steht nicht in diesem Gesetz — es ist ein Hilfsmittel, das Banken in ihrer eigenen Kundenprüfung verwenden, nicht eine gesetzlich vorgeschriebene Anlage. Für die Frage, ob du ein Organigramm einreichen musst, ist daher vor allem relevant, was die Bank in ihrem eigenen Onboarding-Prozess verlangt, nicht eine externe Norm.