täytyykö minun toimittaa organisaatiokaavio tilin avaamiseen

Organisaatiokaavio ei ole missään pakollinen asiakirja

Yleensä kyllä, käytännössä pankki toimittaa sen silti — mutta ei siksi, että laki sen vaatisi. Kun yritystilin avaa, pankki tekee asiakastutkimuksen: se haluaa tietää, kuka yritystä johtaa, kuka on omistaja ja ketkä ovat UBO:t (viime kädessä merkittävät edunsaajat, luonnolliset henkilöt yrityksen takana). Organisaatiokaavio on siihen kätevämpi kuva, mutta ei lakisääteinen asiakirja. Mitä kuitenkin on vahvistettu, ovat kaupparekisteristä saatavat tiedot: johtajat, osakkaidenomistusrakenne tietyissä oikeusmuodoissa, toimipaikat. Nämä tiedot kattavat suuren osan siitä, mitä pankki organisaatiokaavion avulla haluaa nähdä.

Jos sinulla ei ole erillistä organisaatiokaavioita, voit usein riittää kaupparekisterista saadulla otteella sekä lyhyellä kirjallisella selityksellä rakenteesta — erityisesti yksinkertaisessa osakeyhtiössä ilman väliholding-yhtiöitä. Kun kyseessä on ryhmä, jossa on useita yksiköitä, ulkomaisia toimipaikkoja tai holdingrakenne, pankki haluaa usein silti nähdä kaavion, koska otteet eivät selkeästi osoita yhdellä silmäyksellä, kuka on kenen omistaja. Tämä yhdessä kysymysten kanssa, jotka esiintyvät usein tämän kaltaisissa onboarding-prosesseissa, kuten mihin maihin yrityksellä on toimipaikka ja minkä rekisteröintinumeron alla yritys on rekisteröity — molemmat ovat rakennuspalikoita sille tarkasti sille kuvalle, jonka organisaatiokaavio yhteen kuvaan tiivistää.

Mistä taustalla olevat tiedot tulevat

Perusta on kaupparekisteri-laki 2007: se sääntelee, mitkä yrityksen tiedot on tallennettu, mukaan lukien johtajat ja tietyissä oikeusmuodoissa osakkaidenomistusrakenne. Organisaatiokaavio itse ei ole tuossa laissa — se on väline, jota pankit käyttävät omassa asiakastutkimuksessaan, ei lakisääteinen liite. Kysymykselle, pitääkö toimittaa organisaatiokaavio, on siis erityisen relevanttia, mitä pankki omassa onboarding-prosessissa vaatii, ei ulkoinen normi.