czy muszę dostarczyć schemat organizacyjny przy otwarciu rachunku

Schemat organizacyjny nie figuruje nigdzie jako dokument obowiązkowy

Zwykle tak, w praktyce bank go jednak dostarcza — ale nie dlatego, że wymaga tego prawo. Przy otwieraniu rachunku biznesowego bank prowadzi badanie klienta: chce wiedzieć, kto zarządza przedsiębiorstwem, kto jest właścicielem i którzy są UBO (ostateczni właściciele beneficjalni, osoby fizyczne stojące za przedsiębiorstwem). Schemat organizacyjny jest do tego najpraktyczniejszym schematem, ale nie jest obowiązkowym dokumentem z mocy prawa. Ustalona jest jednak zawartość danych z Rejestru Handlowego: członkowie organów zarządzających, struktura udziałowców w określonych formach prawnych, lokalizacje. Te dane stanowią dużą część tego, co bank chce zobaczyć w schemacie organizacyjnym.

Jeśli nie masz oddzielnego schematu organizacyjnego, często możesz ograniczyć się do wyciągu z Rejestru Handlowego plus krótkie wyjaśnienie tekstowe struktury — zwłaszcza w przypadku prostej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez holdingow pośrednich. W przypadku grupy z wieloma podmiotami, zagranicznym lokalizacjami lub strukturą holdingu bank często chce jednak zobaczyć diagram, ponieważ wyciąg nie wyjaśnia w jednym rzutem oka, kto jest właścicielem czego. To nawiązuje do pytań, które częściej pojawiają się w tego rodzaju procesach wdrażania, takich jak w jakich krajach przedsiębiorstwo posiada siedziby i pod którym numerem rejestracyjnym przedsiębiorstwo jest zarejestrowane — oba są elementami składowymi tego właśnie obrazu, który schemat organizacyjny podsumowuje w jednym schemacie.

Źródło danych leżących u podstaw

Podstawą jest Ustawa o Rejestrze Handlowym 2007: reguluje ona, które dane przedsiębiorstwa są zarejestrowane, w tym członków organów zarządzających i, dla określonych form prawnych, strukturę udziałowców. Sam schemat organizacyjny nie jest zawarty w tej ustawie — jest to narzędzie pomocnicze, które banki stosują w ramach własnego badania klienta, a nie załącznik wymagany przez prawo. Pytanie, czy musisz dostarczyć schemat organizacyjny, zależy zatem głównie od tego, co bank wymaga w swoim własnym procesie wdrażania, a nie od normy zewnętrznej.