devo fornire un organigramma all'apertura di un conto

Un organigramma non è un documento obbligatorio in nessun luogo

Solitamente sì, nella pratica la banca comunque lo fornisce — ma non perché una legge lo richieda. Quando si apre un conto aziendale, la banca svolge due diligence sulla clientela: vuole sapere chi gestisce l'impresa, chi ne è proprietario e chi sono gli UBO (beneficial owners, le persone fisiche dietro l'impresa). Un organigramma è il diagramma più pratico per questo, ma non è un documento legalmente obbligatorio. Quello che è invece stabilito sono i dati dal Registro delle imprese: amministratori, struttura azionaria per determinate forme giuridiche, sedi. Questi dati coprono gran parte di quello che la banca vuole vedere con un organigramma.

Se non hai un organigramma separato, spesso puoi accontentarti di un estratto dal Registro delle imprese più una breve spiegazione testuale della struttura — soprattutto per una semplice società a responsabilità limitata senza holding intermedie. Nel caso di un gruppo con più entità, sedi estere o una struttura holding, la banca spesso vuole comunque vedere uno schema, perché l'estratto in quel caso non chiarisce a prima vista chi è proprietario di cosa. Questo si collega a domande che ricorrono più frequentemente in questi percorsi di onboarding, come in quali paesi l'impresa ha sedi e il numero di registrazione con cui l'azienda è iscritta — entrambi sono elementi costitutivi per esattamente l'immagine che un organigramma riassume in un unico diagramma.

Da dove provengono i dati sottostanti

La base è la Handelsregisterwet 2007: regola quali dati di un'impresa sono registrati, inclusi amministratori e, per determinate forme giuridiche, la struttura azionaria. Un organigramma stesso non è disciplinato da quella legge — è uno strumento che le banche usano nell'ambito della propria due diligence sulla clientela, non un allegato legalmente prescritto. Per la questione se devi fornire un organigramma, è quindi principalmente rilevante quello che la banca richiede nel suo processo di onboarding, non uno standard esterno.