waarom moet ik een organogram van mijn bedrijf aanleveren bij de bank

De bank vraagt naar UBO's en zeggenschap, niet naar een organisatieschema

De bank wil weten wie er uiteindelijk aan de touwtjes trekt: welke moedermaatschappijen, dochters en tussenholdings er zijn, en wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn — de UBO's. Dat is geen vraag naar een mooi organogram voor de jaarrekening, maar naar een sluitend beeld van de zeggenschapsketen. Banken moeten dit vastleggen als onderdeel van hun cliëntenonderzoek, en een groepsstructuur met alleen de naam van de werkmaatschappij zegt daarover te weinig.

In de praktijk vraagt de bank dit los van, maar wel naast, de basisgegevens die al bij het registratienummer van de onderneming horen. Een enkelvoudige BV zonder moeder of dochters kan dat gewoon zo aangeven — dan is de "structuur" één regel. Heeft de onderneming vestigingen in meerdere landen, dan wil de bank vaak ook zien hoe die zich verhouden tot de landen waarin de onderneming actief is: een dochter in een ander land is voor de bank een ander risicoprofiel dan een filiaal.

Waar dit uit volgt: het handelsregister als basis, cliëntenonderzoek als aanleiding

De formele basis voor de gegevens over rechtsvorm, bestuurders en UBO's ligt in de Handelsregisterwet 2007: dat register legt vast wie een onderneming vertegenwoordigt en wie erachter zit. De bank vraagt dit niet uit nieuwsgierigheid, maar omdat ze wettelijk verplicht is haar cliënt te identificeren en de zeggenschapsstructuur te begrijpen voordat ze de relatie aangaat of voortzet. Voor een supplia-dossier betekent dit dat het antwoord idealiter komt uit dezelfde bron die ook bij het handelsregister is opgegeven — niet uit een los PowerPoint-plaatje dat toevallig rondslingert bij de financiële administratie.