hoe leg ik mijn aandeelhoudersstructuur uit aan de bank

De bank wil weten wie de uiteindelijke belanghebbende is

De bank vraagt de aandeelhoudersstructuur niet uit nieuwsgierigheid, maar om te bepalen wie de UBO is — de "ultimate beneficial owner", de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft. Dat is een verplichting die voortvloeit uit de wetgeving tegen witwassen, en die geldt voor elke bank bij het aangaan of herzien van een klantrelatie. Het is dus geen vraag die de bank zelf verzint: iedere bank stelt hem, in vrijwel dezelfde vorm.

Wat je concreet aanlevert is een schema van de eigendomsketen: welke entiteit welk percentage aandelen houdt, tot en met de natuurlijke personen boven in de structuur. Bij een simpele structuur — één holding, één eigenaar — is dat een half A4'tje. Bij meerdere tussenholdings of buitenlandse aandeelhouders wil de bank vaak per laag een uittreksel zien. Datzelfde uittreksel gebruik je overigens ook voor het registratienummer waaronder de onderneming staat ingeschreven — dat vraagt de bank meestal in dezelfde onboardingstap. Heb je een aandeelhouder in een ander land, dan komt vaak ook de vraag terug in welke landen de onderneming vestigingen heeft, omdat dat de risicobeoordeling van de bank beïnvloedt. Ontbreekt een schakel — bijvoorbeeld omdat een buitenlandse moeder geen recent uittreksel afgeeft — dan is "nog aan te leveren" een gangbaar antwoord; de bank vraagt er dan zelf op door.

Waar dit uit volgt: het Handelsregister als bronregister

De basis van elk aandeelhoudersschema is de inschrijving in het Handelsregister, waarin volgens de Handelsregisterwet 2007 de bestuurders, aandeelhouders en zeggenschapsverhoudingen van een onderneming zijn vastgelegd. Voor een Nederlandse entiteit is een recent uittreksel daarom het eerste bewijsstuk; voor buitenlandse tussenholdings geldt het equivalent uit het lokale register. Deze wet zegt niets over wat de bank ermee moet doen — dat volgt uit de witwaswetgeving — maar wél waar de gegevens die de bank vraagt, officieel zijn vastgelegd.